Di rinvio in rinvio, può capitare di confondersi, e così accade che in questi giorni alcuni consulenti si trovino spiazzati nell’accedere al servizio di consultazione delle fatture elettroniche dei propri clienti, non trovando altro che un’elencazione delle stessa, tuttavia senza possibilità di scaricare i files XML, con la conseguenza che se la metodologia adottata per la contabilizzazione era quella di scaricare (singolarmente o massivamente) tali files per poi importarli nei software di contabilità, ora ciò non è più possibile. Cosa è successo?

Semplicemente che, dopo una infinita sequela di rinvii che potrebbe costituire la causa di una “fatale” dimenticanza, la consultazione delle fatture nella loro interezza – effettuata direttamente sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi oppure tramite download del file XML, per poi procedere alla lettura ed eventuale contabilizzazione tramite i tanti software commerciali disponibili, o anche solo con il software gratuito di visualizzazione Assoinvoice – non è più possibile, salvo che il contribuente non abbia espressamente optato per l’adesione al servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate di consultazione delle fatture elettroniche.

La motivazione di ciò va ricercata lontana nel tempo; infatti, se quando la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi era stata immaginata la circostanza che tutti i files restassero sempre a disposizione era stata data per scontata, subito dopo (ancora prima che partisse l’obbligo diffuso di e-fattura) era intervenuto il Garante per la Privacy, lamentando come il conservare il contenuto integrale di tutte le fatture sui server dell’Agenzia rappresentasse un trattamento di dati che esuberava le finalità per le quali il trattamento stesso veniva effettuato.

In conseguenza di ciò, con Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate protocollo 524526 del 21 dicembre 2018, era stato stabilito che la possibilità di consultare le fatture elettroniche e di acquisirne duplicato informatico (ovvero scaricare il file XML) fosse subordinato all’adesione espressa ad un servizio dell’Agenzia, adesione che deve essere comunicata tramite piattaforma Fatture e Corrispettivi direttamente dal contribuente dotato di credenziali, oppure anche per il tramite di un intermediario delegato al servizio di consultazione ed acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici.

In sintesi, è necessario aver espressamente richiesto all’Agenzia di mantenere il file XML integrale, altrimenti lo stesso viene eliminato e nei server dell’Agenzia vengono conservate solo le informazioni basilari.

In sintesi:

• Senza adesione al servizio di consultazione:
• il contenuto integrale della fattura viene conservato dall’Agenzia delle Entrate solo il tempo necessario per il recapito della fattura al destinatario;
• i “dati fattura” vengono comunque conservati e messi a disposizione fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento, ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi nei quali l’Agenzia sia parte e detti dati vengano in rilievo.
• Con adesione al servizio di consultazione, il contenuto integrale della fattura:
• viene conservato e messo a disposizione fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello del transito dal Sistema di Interscambio, e poi cancellato entro 60 giorni dopo tale termine;
• i “dati fattura” vengono conservati e messi a disposizione fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento, ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi nei quali l’Agenzia sia parte e detti dati vengano in rilievo.

Per “dati fattura” si intendono quelli essenziali, ovvero i dati fiscalmente rilevanti di cui all’articolo 21 del decreto del presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 ad esclusione dei dati di cui al comma 2, lettera g), e alle altre disposizioni tributarie nonché i dati necessari a garantire il processo di fatturazione elettronica attraverso il SdI, di cui all’Allegato B del provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.

Invero, occorre precisare che il file XML integrale viene mantenuto da parte dell’Agenzia se anche una sola delle parti interessate esprime adesione, ma in questo caso il file diviene accessibile solo a colui che tale adesione ha espresso. Ad esempio, se il soggetto A emette fattura verso il soggetto B, e solo B ha espresso adesione al servizio di consultazione, sarà solo B che tramite piattaforma Fatture e Corrispettivi sarà in grado di scaricare il file fattura integrale, mentre A non avrà tale possibilità.

Per inciso, si ricorda che tutto ciò non ha nulla a che fare con il diverso servizio (sempre gratuito) di conservazione, cui si può disgiuntamente aderire, e che garantisce la conservazione a norma di legge delle fatture per un periodo di 15 anni.

Tornando alla questione della consultazione, il punto è che il termine effettuare l’adesione è stato oggetto di una sequela di successivi rinvii, da ultimo con Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate Prot. n. 172890/2021 del 30 giugno 2021, con il quale era stata stabilita quella che si è rivelata essere la scadenza ultima, fissata per il 30 settembre 2021. Se l’adesione non è stata effettuata entro tale data, pertanto, i files XML integrali sono stati resi inaccessibili.

Come rimediare se ciò è accaduto? In assenza di adesione alla consultazione l’unico modo per ottenere un XML integrale è quello di utilizzare canali diversi da Fatture e Corrispettivi; la fattura emessa potrebbe risultare disponibile se la fattura è stata prodotta tramite un software commerciale, oppure recuperata dall’invio della stessa effettuato via PEC. Parimenti, le fatture ricevute potrebbero essere conservate sulla PEC. La questione, in ogni caso, non si pone per coloro che si avvalgono di un servizio di trasmissione e ricezione delle e-fatture tramite un canale informatico, poiché in questo caso tutti gli XML sono transitati dalle software house e sono conservati sui loro server, sempre disponibili.

Il non aver aderito entro il 30 settembre 2021, tuttavia, non significa che non si possa decidere in seguito di usufruire del servizio di conservazione: basta esprimere, in qualsiasi momento, adesione al servizio (tramite area riservata di Fatture e Corrispettivi / Home consultazione), ma in questo caso è bene ricordare che ad essere messe a disposizione integralmente saranno le fatture transitate dal Sistema di Interscambio a partire dalla data di adesione, mentre il pregresso, purtroppo, è comunque andato perso.

L’eventuale adesione può essere revocata in qualsiasi momento; il recesso è immediatamente efficace e comporta l’interruzione del servizio di consultazione di tutte le fatture emesse e ricevute dal giorno successivo a quello in cui è resa disponibile l’attestazione di avvenuto recesso dal servizio. A seguito del recesso non saranno più consultabili neanche le fatture emesse e ricevute nel periodo in cui vigeva l’adesione al servizio, anche se in seguito si aderisce nuovamente. Anche in questo caso, infatti, verranno messe a disposizione integralmente solo i files fattura transitati dal sistema di interscambio a partire dalla data di adesione, senza poter mai recuperare i dati pregressi.