Come noto, la fattura elettronica è un documento “digitale nativo”, e come tale dematerializzato. Detto in termini più colloquiali, ciò significa che quando la fattura è elettronica, è il “file XML” ad essere la fattura, e non la sua eventuale rappresentazione cartacea tramite uno dei tanti software che consentono la decodifica del file in un formato stampabile. Trattandosi di un documento informatico, non può certamente essere conservato in un dossier nell’armadio; data la natura digitale del documento, la conservazione deve avvenire seguendo precise regole tecnico-informatiche che garantiscano “la bontà” del file nel tempo; occorre quindi seguire regole ed effettuare procedure tese a garantire le caratteristiche richieste dalla norma: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Ai sensi dell’articolo 39 del D.P.R. 633/72, le fatture elettroniche devono essere portate in conservazione, e ciò deve avvenire nel rispetto delle regole tecniche previste dal Codice di Amministrazione Digitale (CAD – D.lgs. n. 82/2005), entro il terzo mese successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi, così come prescritto dall’articolo 3, comma 3, DM MEF 17.06.2014.

Alla luce di quanto sopra, posto che il modello Redditi 2021 redditi 2020 doveva essere presentato telematicamente entro il 30 novembre 2021, la conservazione elettronica delle e-fatture del 2020 dovrà essere portata a termine entro il 28 febbraio 2022.

In vista della scadenza prossima, si ritiene importante ricordare come può essere adempiuto l’obbligo di conservazione:

• tramite un servizio offerto da una struttura privata, che sia autorizzata a porre in essere le procedure di conservazione (es. software house);
• tramite il servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate;
• avvalendosi, volendo, di entrambe le soluzioni sovra indicate contemporaneamente.

In questa sede andiamo a concentrarci sul servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate, ricordando come nel tempo lo stesso sia stato profondamente migliorato rispetto gli esordi.

Inizialmente, infatti, in presenza di adesione al servizio in una determinata data, la conservazione veniva effettuata in automatico dall’AdE a partire da tale data, mentre per l’eventuale pregresso era necessario procedere a caricare manualmente i files da inviare in conservazione.

Inoltre, in un primo momento il contratto di conservazione prevedeva una durata pari a 3 anni, decorsi i quali si rendeva necessario procedere al rinnovo, mentre per i nuovi contratti è prevista una durata illimitata, salvo revoca da parte del contribuente.

Ulteriore modifica apportata al sistema, che torna particolarmente utile in caso di dimenticanze, è quella che consente innanzi tutto di verificare a partire da quale data (e fino a che data) è attivo il servizio AdE, nonché, se del caso, consente di revocare il contratto in essere per stipularne uno più confacente alle proprie esigenze, o stipularne uno ex novo se mai sottoscritto; in entrambi i casi, è ora possibile retrodatare l’adesione.

Vediamo dunque come procedere.

Innanzi tutto, tutta la gestione avviene tramite piattaforma Fatture e Corrispettivi (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/).

A poter operare sarà il contribuente dotato di credenziali proprie, oppure l’intermediario delegato ai servizi di fatturazione elettronica.

L’area di interesse è “Fatturazione elettronica e Conservazione”, sotto-area “Conservazione”.

Qui occorre selezionare “Conserva le tue fatture elettroniche o richiedi l’esibizione delle fatture che hai inviato al sistema di conservazione” e successivamente “Accedi alla sezione conservazione”.

All’interno dell’area Conservazione, occorre poi selezionare “Gestione dell’accordo di servizio”.

La prima verifica da effettuare è quella di controllare che cosa risulta nell’area titolata: Intervalli temporali considerati per la conservazione automatica delle fatture transitate da SdI.

Qui è possibile rilevare da quale data è attivo il servizio di conservazione ADE, e fino a che data. Se ci si trova in presenza di una “vecchia” adesione, a scadenza ancora triennale, viene indicata la data di scadenza; viceversa, se si tratta di una “nuova” adesione a durata illimitata, verrà semplicemente indicato “in corso”.

Se le date proposte dal sistema sono valide ad abbracciare tutti i documenti a partire dal 1° gennaio 2020, non sarà necessario effettuare nessun’altra operazione.

Se, invece, ci si avvedere che l’arco temporale non è adeguato ad ottemperare agli obblighi di conservazione – ad esempio perché l’adesione è stata espressa in ritardo, oppure perché è scaduto l’iniziale contratto triennale e ci si è dimenticati di stipularne uno nuovo – sarà necessario revocare l’accordo in essere, e stipularne uno nuovo (oppure sottoscrivere una nuova adesione se la vecchia è scaduta), selezionando altresì “voglio aderire al servizio di conservazione indicando una data a partire dalla quale portare in conservazione le fatture già transitate per Sdi”, e indicare la diversa decorrenza, ovvero la data a partire dalla quale si richiede la conservazione, in modo tale che tutto l’arco temporale di interesse sia interamente coperto.

Nota bene: la decorrenza può essere “retrodatata” sino al massimo al 1° gennaio 2020.

Quanto sopra in ragione del fatto che, come si è detto, entro il 28 febbraio 2022 scade il termine di conservazione delle e-fatture 2020, mentre le operazioni di conservazione delle e-fatture 2019 devono essere già state portate a termine entro il 10 giugno 2021.

Solo per il 2019, infatti, che era stato previsto un termine più ampio rispetto a quello normalmente previsto dei tre mesi dal termine di presentazione di Redditi, alla luce della proroga che era stata concessa dal decreto Sostegni D.L. 41/2021, che aveva concesso tre mesi ulteriori di tempo. Di conseguenza, posto che il Modello Redditi 2020 riferimento 2019 scadeva il 10 dicembre 2020, e quindi il termine “naturale” di conservazione doveva essere il 10 marzo 2021, cui si sono aggiunti ulteriori tre mesi, il termine finale scadeva il 10 giugno 2021.